Contoh Laporan Praktek Kerja Industri (Prakerin) SMK Jurusan Administrasi Perkantoran

 

BAB I

PENDAHULUAN

 

1.1              Latar Belakang

Pelaksanaan Praktik Kerja Instansi (Prakerin) adalah sebuah pelatihan dan pembelajaran yang dilaksanakan di Dunia Usaha atau Dunia Instansi yang relevan dan kompetensi keahlian yang dimilikinya masing-masing, dalam upaya meningkatkan mutu Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) dan juga menambah bekal untuk masa-masa mendatang guna memasuki dunia kerja yang semakin banyak serta ketat persaingannya seperti sekarang ini. Praktik Kerja Instansi ini dilaksanakan untuk menambah keterampilan dan pengetahuan Siswa/Siswi dalam setiap praktik dan menerapkan teori-teori yang telah mereka dapatkan pada objek secara langsung.

Dalam upaya mewujudkan visi dan misi nya, ........................ melaksanakan berbagai kegiatan demi menjadikan Siswa/siswi yang siap memasuki Dunia Usaha dan Dunia Instansi (DU/DI), tentunya hal ini tidak dapat diraih dengan mudah, tidak hanya dengan belajar berbagai teori yang berada di sekolah. Namun, Siswa/siswi harus belajar mengenai lingkungan yang berada di dunia kerja dan tentunya bagaimana pekerjaan yang akan dihadapinya nanti selepas lulus dari sekolah.

 

 

1.2              Landasan Hukum Prakerin

1.      Undang-Undang Nomor 20 Tahun 1989, tentang Sistem Pendidikan Nasional;

2.      Peraturan Pemerintah Nomor 29 Tahun 1990 tentang Pendidikan Menengah Kejuruan;

3.      Keputusan Mendikbud Nomor 080/U1993;

4.      Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 1992, tentang Peran Masyarakat dalam Pendidikan Nasional;

5.      Rapat Dinas Kepala Sekolah beserta dewan guru serta staf Tata Usaha (TU) .........................

1.3              Manfaat Prakerin

1.      Manfaat Prakerin Bagi Sekolah

a.       Menjalankan kewajiban undang-undang;

b.      Meningkatkan citra sekolah;

c.       Meningkatkan hubungan sekolah dengan masyarakat;

d.      Meningkatkan hubungan sekolah dengan instansi;

e.       Memberikan kontribusi dan tenaga kerja bagi instansi.

2.      Manfaat Prakerin Bagi Instansi

a.       Mendapatkan tenaga kerja sementara;

b.      Mendukung program pendidikan pemerintah;

c.       Meningkatkan citra instansi;

d.      Meningkatkan hubungan instansi dan siswa Prakerin

                            

3.      Manfaat Prakerin Bagi Siswa

a.       Mengenalkan siswa/siswi pada pekerjaan lapangan yang sesungguhnya;

b.      Menyiapkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas sesuai tuntutan zaman di era teknologi dan komunikasi;

c.       Membentuk pola pikir siswa/siswi agar terkonstruktif baik serta memberikan pengalaman dalam dunia instansi maupun dunia kerja;

d.      Mengasah keterampilan siswa yang diperoleh dari Sekolah Menengah Kejuruan (SMK);

e.       Menambah keterampilan, pengetahuan dan gagasan-gagasan seputar dunia usaha yang profesional dan handal.

1.4              Tujuan Prakerin

Adapun tujuan dari Praktik Kerja Instansi/Industri adalah sebagai berikut :

1.      Melatih dan membangun pola pikir siswa/siswi untuk berkomunikasi/berinteraksi secara professional di dunia kerja yang sebenarnya.

2.      Membentuk semangat kerja bagi Siswa/siswi prakerin;

3.      Mengembangkan ilmu pengetahuan yang dimiliki Siswa/siswi;

4.      Menambah jenis keterampilan yang dimiliki oleh seluruh Siswa/siswi;

5.      Menjalin kerja sama yang baik antar sekolah dan dunia instansi/usaha;

6.      Memperoleh Link and Match (Kesetaraan dan Kesepadanan);

7.      Meningkatkan efisiensi proses pendidikan dan pelatihan tenaga kerja yang berkualitas;

8.      Meningkatkan, memperluas dan menetapkan keterampialn yang membentuk kemampuan siswa sebagai bekal untuk memasuki lapangan kerja yang sesuai dengan program keahlian dan disiplin ilmunya;

9.      Meningkatkan pengalaman siswa pada aspek-aspek usaha yang potensial dalam lapangan kerja.

1.5              Definisi dan Fungsi Prakerin

1.5.1    Definisi Prakerin

Prakerin adalah kepanjangan dari Praktik Kerja Industri/Instansi yaitu kegiatan pendidikan pelatihan dan pembelajaran yang dilaksanakan di Dunia Usaha atau Dunia Instansi dalam upaya pendekatan atau untuk meningkatkan mutu para Siswa/siswi Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) dengan kompetensi sesuai bidangnya dan untuk menambah bekal untuk masa-masa yang akan mendatang guna memasuki dunia kerja yang semakin banyak serta ketat dalam persaingan seperti masa sekarang ini.

Alasan utama mengapa para Siswa/siswi harus memiliki bekal ilmu pengetahuan dasar sebagai bidangnya agar dalam pelaksanaannya Praktik Kerja Instansi tidak ada kendala dalam penerapan ilmu pengetahuan dasar yang kemungkinan besar dalam Praktik Kerja Instansi mendapatkan ilmu-ilmu baru yang tidak diajarkan di Lembaga kejuruan terkait.

1.5.2    Fungsi Prakerin

1.      Memanfaatkan hasil belajar nyata yang sudah diperoleh dari sekolah;

2.      Memberi dorongan atau motivasi untuk berjiwa mandiri/wirausaha;

3.      Memberi peluang untuk mendapatkan lapangan kerja;

4.      Memberi pelatihan Siswa/siswi untuk menumpuk pendewasaan mental, bakat dan sasaran kejuruan;

5.      Memberikan pengalaman bagi siswa/siswi dalam dunia kerja atau dunia instansi.

1.6              Harapan yang ingin dicapai

Harapan yang ingin dicapai oleh penulis selama pelaksanaa Praktik Kerja Industri/instansi yaitu :

1.      Mampu berkomunikasi atau berinteraksi secara professional di dunia kerja yang sebenarnya;

2.      Meningkatkan sikap mental, kedisiplinan, dan kepemimpinan dalam diri sendiri;

3.      Mampu menjadi tenaga kerja yang kreatif, inofatif, bertanggung jawab dan mampu memberikan pelayanan yang baik kepada masyarakat/lingkungan;

4.      Bisa mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh selama kegiatan prakerin.

1.7              Lokasi dan Waktu Prakerin

1.7.1    Lokasi Prakerin

........................menyelenggarakan Prakerin dengan menempatkan Siswa/siswi di beberapa kantor instansi yang ada di ………………………

1.7.2    Waktu Prakerin

Praktik Kerja Industri/Instansi (Prakerin) di ........................dilaksanakan selama kurang lebih 2 bulan yang dimulai pada hari ……………………….

 

 

 

 

 

 

 

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

 

2.1       Definisi dan Fungsi Kantor

            2.1.1    Definisi Kantor

Kantor dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) berarti gedung, ruang, atau tempat untuk melakukan suatu pekerjaan organisasi atau perusahaan.

Ruang kantor biasanya memiliki fungsi umum berupa tempat bekerja bagi personil-personil perusahaan, dan fungsi khusus berupa tempat pengumpulan dan penyebaran informasi organisasi, serta sebagai tempat penyimpanan dokumen organisasi yang aman. Besar kecilnya ukuran ruangan kantor biasanya dipengaruhi oleh jumlah dan tingkat jabatan personil yang bekerja di kantor tersebut.

Pengertian kantor menurut para ahli adalah sebagai   berikut :

a.       JC Denyer, dalam bukunya  office Administation mengatakan bahwa kantor adalah setiap tempat dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat tersebut;

b.      Moekijat, kantor adalah sebuah tempat yang digunakan untuk melakukan ataupun mengerjakan pekerjaan tertentu;

c.       Menurut Prof. Dr. Prayudi Atmosudirjo, dalam bukunya dasar-dasar Office Manajemen mengatakan bahwa kantor adalah Unit Organisasi yang terdiri atas tempat, staf personil dan ketatausahaan guna membantu pimpinan;

d.      Menurut Ulbert Silalahi, kantor merupakan tempat dilaksanakannya aktivitas atau pun kegiatan ketatausahaan, yaitu berupa unit kerja yang terdiri dari ruangan, peralatan, dan pekerjanya.

2.1.2    Fungsi Kantor

a.       Menerima Informasi

Salah satu fungsi dari kantor yang pertama adalah untuk menerima segala macam bentuk informasi, seperti surat, pesanan, faktur, panggilan telepon dan juga semua informasi tentang segala macam kegiatan bisnis

b.      Merekam Informasi

Fungsi kantor yang keempat adalah untuk merekam atau menyimpan informasi, agar informasi yang sudah ada dapat sesegera mungkin disiapkan apabila pihak manajemen memerlukannya. Semua informasi harus disimpan untuk kepentingan hukum (legalitas) atau sebagai bukti.

 

c.       Memberi Informasi

Fungsi kantor berikutnya adalah untuk memberikan semua informasi yang diperlukan kepada pihak yang membutuhkan. Apabila pihak manajemen memerlukan informasi, kantor harus memberikan informasi yang dibutuhkan berdasarkan data yang sudah diterima, dihimpun, diatur dan disimpan. Informasi yang diberikan sifatnya bisa rutin dan sebagian yang lainnya bisa bersifat khusus atau isidental. Organisasi/perusahaan biasanya menjadikan kantor sebagai wadah ataupun central informasi yang valid dan terpercaya bagi setiap personil perusahaan.

d.      Mengatur Informasi

Fungsi kantor yang terakhir adalah untuk mengatur segala bentuk informasi secara sistematis supaya informasi tersebut bisa dimanfaatkan atau digunakan oleh pihak yang membutuhkan secara maksimal.

e.       Pelindung Aset

Fungsi kantor yang ketiga adalah sebagai tempat ataupun wadah yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan dan melindungi asset berupa dokumen-dokumen perusahaan atau instansi pemilik kantor.

 

2.2       Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

            Jenis-jenis pekerjaan kantor, antara lain :

a.       Menghimpun

Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan dimana-mana, sehingga siap untuk digunakan. Contoh : Mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, dan lain-lain.

b.      Mencatat 

Mencatat yaitu kegiatan tulis-menulis  mengenai data-data yang diperlukan, sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan. Contoh : Membuat surat, membuat notula, dan lain-lain.

c.       Mengolah

Mengolah yaitu berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna. Contoh : Membuat laporan keuangan, dan lain-lain.

d.      Menggandakan

Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak suatu berkas atau dokumen dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan. Contohnya memfotocopy surat, dan lain-lain.

e.       Menghitung

Menghitung yaitu kegiatan penetapan data yang berkaitan dengan angka. Contohnya menghitung data keuangan dan lain-lain.

f.       Mengirim

Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain. Contohnya mengirim e-mail, dan lain-lain.

g.      Menyimpan

Menyimpan yaitu kegiatan menaruh atau meletakkan dengan berbagai cara, alat, dan tempat tertentu sehingga sistematis dan aman. Contohnya menyimpan surat atau arsip.

h.      Melakukan komunikasi

Melakukan komunikasi yaitu kegiatan melakukan pengiriman ide/gagasan kepada pihak lain baik langsung maupun mengggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan. Contohnya korespondensi, telepon, dan lain-lain.

 

 

 

 

2.3       Definisi Perabot Kantor

Perabot kantor (office purnishing/office furnitures) merupakan sarana dan prasarana yang menunjang kegiatan administrasi dalam suatu kantor. Perabot kantor merupakan sarana kantor yang tidak habis pakai dan dapat digunakan secara berulang-ulang dalam jangka waktu Panjang. Biasanya terbuat dari bahan kayu, besi ataupun bahan lainnya yang tahan lama.

Menurut The Liang Gie, dalam bukunya “Kamus Adminitrasi Perkantoran” mengemukakan bahwa : “Perbekalan kantor merupakan jenis perbekalan tata usaha yang terbuat dari kayu atau metal, yang mempunyai susunan (misalnya pintu-pintu atau laci-laci) dan diam ditempat”.

Adapun beberapa macam perabot kantor, yaitu :

1.      Meja kantor

Syarat-syarat meja tulis atau meja kerja yang baik yaitu dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup agar peredaran udara dapat berlangsung secara langsung dan bagian kaki pegawai yang memakainya tidak merasa panas. Permukaan meja tidak mengkilat sehingga tidak menyilaukan mata pegawainya.

Contoh beberapa jenis meja, diantaranya :

1.      Meja Staf

2.      Meja Resepsionis (Penerima Tamu)

3.      Meja Rapat, dan lain-lain.

2.      Kursi

Syarat kursi yang baik (Prof. Ralph Bames) yaitu “dapat diatur tinggi rendahnya, kokoh, bentuk sesuai dengan bentuk badan orang yang menduduki, menyerupai sadel, tepi depannya bulat, mempunyai penyangga belakang untuk menunjang tulang punggung karyawan”.

3.      Lemari

4.      Rak buku/arsip

5.      Box, peti kayu

2.4       Definisi Perlengkapan Kantor

Suatu kantor dalam melakukan suatu aktivitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diterapkan, tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai tidak mungkin ada hasil kantor yang baik.

Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor yang sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan kantor tidak akan tercapai tanpa adanya perlengkapan kantor, sebab perlengkapan kantor yang baik akan memperlancar proses suatu pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat dicapai secara efektif dan efisien.

Perlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang yang tidak bergerak sebagai sarana pendukung melaksanakan pekerjaan.

Peralatan atau perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi :

a.       Barang yang habis pakai, yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat digunakan satu kali atau tidak tahan lama. Misalnya amplop, kertas, penghapus, pensil, tinta, karbon, map (stop map), blanko surat dan sebagainya.

b.      Barang yang tidak habis pakai, yaitu barang-barang  kantor yang dapat digunakan berulang kali atau tahan lama dalam pemakaiannya. Misalnya mesin tik, pelubang kertas, Hechter, pesawat telepon, lemari arsip, OHP (Over Head Projector) bantal cap, gunting dan sebagainya.

2.5       Definisi Peralatan kantor

Pengertian peralatan kantor adalah semua fasilitas atau barang-barang yang ada didalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.

Peralatan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada peralatan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.

 

 

 

 

2.6       Definisi Surat dan Fungsi Surat

            2.6.1    Definisi surat

Zaman dahulu bentuk surat sangat sederhana. Penulisan, bahan atau cara mengirimkannya pun juga sangat sederhana. Dan kini zaman sudah maju dengan pesat. Sedikit demi sedikit cara lama mulai ditinggalkan. Keberadaan surat itu sendiri dihubungkan dengan alat canggih bersama komputer. Di era modern ini penulisan surat sebagian besar menggunakan komputer karena dianggap penggunaannya lebih praktis, lebih cepat, serta dapat menyimpan arsip secara otomatis.

Surat merupakan salah satu alat atau sarana komunikasi yang menggunakan bahasa tulisan diatas selembar kertas untuk menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi dari surat itu sendiri dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, laporan, permintaan atau perintah.

2.6.2    Fungsi Surat

Tidak sedikit orang yang belum mengerti tentang apa sebenarnya fungsi surat itu. Ada beberapa fungsi surat diantaranya adalah sebagai berikut :

a.       Sebagai wakil atau duta

Surat dapat mewakili diri sendiri atau orang lain sebagai tenaga suruhan untuk mendatangi seseorang yang berada di tempat yang jauh dengan pembicaraan panjang lebar hingga tuntas.

b.      Sebagai alat komunikasi

Dengan surat, orang dapat saling berbicara, saling tukar informasi dan saling menyampaikan pesan. Dan dengan surat orang dapat saling memberi kabar juga berbicara secara panjang lebar dengan menggunakan tulisan sehingga dapat menyampaikan pesan lebih banyak dengan biaya yang lebih murah.

c.       Sebagai alat memeperpendek jarak, penghemat tenaga dan waktu

Bila suatu kunjungan tidak begitu penting, atau sesuatu yang dibicarakan tidak harus bertatap muka, maka cukup diwakili oleh surat.

d.      Sebagai bukti tertulis yang autentik

Surat sebagai bahan bukti, surat dapat berbentuk tanda terima, kwitansi, surat jalan pengiriman barang atau bukti pengiriman uang, faktur, surat perjanjian dan berbagai surat bisnis, semua itu adalah sebagai bukti hitam diatas putih.

e.       Sebagai alat untuk mengambil keputusan

Betapa pentingnya arsip surat untuk disimpan walaupun dalam waktu relatif singkat, sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dibaca kembali sebagai pedoman untuk mengambil suatu keputusan.

f.       Sebagai alat pengingat

Surat-surat yang dianggap penting sangat perlu untuk disimpan, sebab bukan tidak mungkin suatu saat akan diperlukan lagi untuk dibaca.

g.      Barometer kemajuan organisasi

Surat dapat berfungsi sebagai bukti sejarah atau perjalanan dan perjuangan untuk kemajuan suatu bangsa, sebagai bukti kegiatan bagi suatu organisasi perusahaan atau badan usaha.

2.7       Definisi Pelayanan Prima

Secara sederhana, Pelayanan Prima (Excellent Service) dapat diartikan sebagai pelayanan yang berorientasi pada pemenuhan tuntunan pelanggan mengenai kualitas suatu produk, baik barang maupun jasa dengan sebaik-baiknya. Pelayanan prima yang diberikan kepada pelanggan menggunakan pendekatan atau konsep diri (attitude), perhatian (attention), dan tindakan (action).

Disektor publik ada tiga fungsi pelayanan yang dilakukan pemerintah, yakni : Environmental service, Depelopment service, dan  Protective service. Pelayanan oleh pemerintah dibedakan berdasarkan siapa yang menerima layanan tersebut, apakah pihak individu atau pihak kelompok. Kemudian konsep barang layanan terdiri dari beberapa privat (privat goods) dan barang layanan kolektif (public goods).

2.8       Mengarsipkan Surat atau Dokumen

Dalam sistem pengarsipan ada lima macam cara mengatur atau Teknik penyimpanan arsip secara logis dan sistematik. Yaitu dengan memakai :

a.       Sistem abjad (Alphabetical filling system);

b.      Sistem perihal (pokok isi surat);

c.       Sistem nomor;

d.      Sistem geografis/wilayah;

e.       Sistem tanggal (Chronologis).

Masing-masing sistem dapat digunakan sesuai dengan jenis arsip, atau surat pada suatu organisasi atau perusahaan. Sistem pengarsipan adalah cara pengatur atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Dengan memakai abjad, numerik/nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB III

OBJEK PRAKERIN

 

3.1       Sejarah ........................

3.2       Visi dan Misi

3.3       Struktur Instansi

3.4       Tugas Pokok Instansi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB IV

HASIL PRAKERIN DAN PEMBAHASAN

 

4.1       Jadwal Kegiatan Sehari-hari

Uraian Kegiatan Kerja Instansi Senin-Kamis

HARI	URAIAN KEGIATAN	TEMPAT
Senin - Kamis	Beres-beres ruangan   Apel pagi Mengindeks buku Membereskan buku yang sudah diindeks Mengetik file visi dan misi Mengetik file nama guru Menamai meja guru Memperbarui monografi Memperbarui data guru	Ruangan kerja dan halaman kantor Lapangan instansi Ruang perpustakaan Ruang perpustakaan   Ruang perpustakaan Ruang perpustakaan Ruang kantor Ruang kantor Ruang kantor

4.1.1    Prosedur Pelaksanaan Kegiatan

a.       Beres-beres ruangan

Kegiatan beres-beres ruangan kerja dan halaman kantor ini dilakukan sesuai jadwal beres-beres peserta prakerin, dan kegiatan ini dilakukan di ruang kerja dan halaman kantor pada saat sebelum mulai bekerja.

b.      Apel pagi

Kegiatan ini dilakukan di lapangan Instansi.

c.       Mengindeks buku

Mengindeks buku adalah kegiatan menempelkan nomor dan kode buku.

d.      Membereskan buku yang sudah diindeks

Kegiatan ini dilakukan setelah buku selesai diindeks.

e.       Mengetik

Mengetik adalah kegiatan megolah data atau kata sehingga menjadi angka atau kalimat yang diinginkan

f.       Menamai meja guru

Menamai meja guru adalah kegiatan menempelkan kertas dengan bertuliskan nama pada masing-masing meja guru sesuai dengan tempat duduk masing-masing.

g.      Memperbarui monografi

Memperbarui monografi yaitu kegiatan merubah data yang sudah lama menjadi data yang baru.

h.      Memperbarui data guru

Memperbarui data guru yaitu kegiatan merubah nama dan data guru lama yang masuk/keluar  menjadi data yang baru dan lebih akurat.

 

 

4.2       Menggunakan Peralatan Kantor

a.       Mengertik pada Ms. Excel dan Ms. Word

Mengetik pada Ms. Excel adalah kegiatan mengetik yang berhubungan dengan angka, sedangkan mengetik pada Ms. Word adalah kegiatan mengetik yang berhubungan dengan huruf. Seperti membuat surat, laporan dan sebagainya.

b.      Ordner

Ordner (Map) adalah alat kantor yang digunakan untuk menyimpan berkas, data atau dokumen agar tersusun dengan rapi. Serta ketika dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat sesuai dengan kepentingannya.

c.       Penggaris

Penggaris adalah alat yang digunakan untuk mengukur dan alat untuk menggambar garis dengan lurus. Penggaris terbuat dari plastic, logam dan lainnya. Terdapat berbagai macam penggaris, dari mulai yang lurus sampai dengan yang berbentuk segitiga.

d.      Kalkulator

Kalkulator adalah alat atau mesin yang digunakan untuk menghitung dari mulai penjumlahan, pengurangan, perkalian, pembagian sampai kepada kalkulator sains yang dapat menghitung rumus matematika tertentu.

e.       Tipe-X

Tipe-X adalah alat berupa cairan putih yang berfungsi untuk menghapus kesalahan dalam penulisan ketika penulisannya menggunakan ballpoint.

f.       Pensil

Pensil adalah alat tulis yang terbuat dari grafik murni penulisannya dilakukan dengan cara menggoreskan pada lembar kertas.

g.      Ballpoint

Ballpoint adalah alat yang didalamnya berupa cairan tinta yang digunakan untuk tulis menulis secara manual.

h.      Kertas

Kertas dalam kantor adalah wadah yang digunakan untuk menuliskan segala sesuatu urusan kantor baik yang formal maupun non formal. Fungsinya adalah sebagai dokumentasi tertulis dalam bentuk cetak.

i.        Gunting

Gunting adalah alat kantor yang digunakan untuk memotong objek lainnya. Objek lainnya yang dimaksud dapat berupa benda ataupun bagian organ dari mahluk hidup. Gunting memiliki ketajaman bagi setiap sisi gunting sehingga mampu memotong benda dengan rapi sesuai pola yang dikehendaki.

j.        Lem

Lem adalah alat kantor yang digunakan untuk menempelkan kertas.

k.      Flashdisk

Flashdisk adalah alat yang digunakan untuk menyimpan data atau sarana untuk memindahkan data dari komputer atau laptop.

l.        Lemari arsip

Lemari arsip adalah lemari yang terdiri dari beberapa laci. Digunakan untuk menyimpan file dokumen atau arsip yang  sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi.

m.    Cap dan bantalan cap

Cap dan bantalan cap adalah alat yang digunakan dalam suatu kantor untuk mewakili kehadiran seseorang atau lembaga yang dapat dijadikan sebagai tanda bukti berupa pernyataan tertulis dalam suatu kantor.

n.      Pelubang kertas (perforator)

Pelubang kertas (perforator) adalah alat untung melubangi kertas/kartu. Perforator dibedakan menjadi beberapa, yaitu :

1)      Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastic dan lain-lain;

2)      Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan  kedalam map snellhecter atau ordner;

3)      Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan kedalam map ordner.

o.      Penjepret kertas

Penjepret kertas dipergunakan untuk membendel kertas atau surat-surat. Menurut kemampuan dan bentuknya penjepret kertas dapat dibedakan menjadi :

1)      Penjepret kertas kecil, yaitu penjepret kertas yang bentuknya kecil dan hanya mampu untuk membendel kertas maksimum 10 lembar;

2)      Penjepret kertas sedang, yaitu penjepret kertas yang bentuknya sedang dan kemampuannya untuk membendel 10-20 lembar;

3)      Penjepret kertas besar, yaitu penjepret kertas yang bentuknya besar dan kemampuannya untuk membendel bisa lebih dari 20 lembar.

p.      Komputer

Komputer adalah sebuah mesin yang sangat diperlukan oleh manusia di zaman modern seperti ini terutama dalam pengolahan Administrasi Perkantoran baik pemerintah maupun perusahaan. Komputer adalah sebuahh mesin canggih yang dapat memanipulasi  data berdasarkan intruksi yang telah ditentukan.

 Komputer memiliki prosedur yang dapat kita perhatikan, terutamanya adalah cara menghidupkan, mengoprasikan, dan mematikan komputer dengan benar agar dapat kita gunakan sesuai dengan tujuan.

Komputer memiliki beberapa fungsi, diantaranya :

1)      Sebagai sarana komunikasi;

2)      Sebagai sarana untuk mempermudah pekerjaan;

3)      Sebagai sarana usaha;

4)      Sebagai alat hiburan;

5)      Sebagai sarana pengendali (controling);

6)      Sebagai sarana informasi;

7)      Sebagai sarana penyimpanan data dan;

8)      Sebagai sarana keamanan.

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

 

5.1       Kesimpulan

Berdasarkan pengalaman penulis ketika Praktik Kerja Instansi (PRAKERIN) di Yayasan ........................ selama kurang lebih 2 bulan, maka penulis dapat menyimpulkan :

a.       Yayasan ........................ merupakan salah satu instansi yang bergerak di bidang pendidikan.

b.      Kegiatan Praktik Kerja Instansi yang dilakukan selama dua bulan, yaitu dengan mengikuti arahan, mendapatkan materi dan mempelajarinya, serta melaksanakan tugas yang diberikan oleh pembimbing instansi.

c.       Penulis dapat berinteraksi secara langsung dengan seluruh guru dan siswa yang ada di .........................

d.      Selama kegiatan Praktik Kerja Instansi, penulis mendapatkan banyak manfaat, baik itu pengalaman, pengetahuan, dan menambah wawasan yang terkait dengan dengan dunia kerja.

5.2       Saran

            5.2.1    Saran untuk Sekolah/Lembaga

Dalam melaksanakan Praktik Kerja Instansi (Prakerin) penulis memperoleh pengetahuan dan wawasan yang luas mengenai Adminiatrasi Perkantoran. Setelah selesai mengerjakan Prakerin ada beberapa hal yang dapat dijadikan saran untuk sekolah, yaitu :

1.      Perbekalan PRAKERIN kurang cukup, seperti pengetahuan yang diberikan sekolah kepada Siswa/siswi;

2.      Diharapkan ketika pemberian bekal PRAKERIN tidak tergesa-gesa atau menggunakan sistem mendadak;

3.      Kurangnya perbekalan tentang komputer, terutama pada Ms Excel;

4.      Diharapkan agar semua mata pelajaran produktif dapat disampaikan dengan baik dan dapat dikuasai oleh peserta PRAKERIN sehingga tidak diragukan kembali.

            5.2.2    Saran untuk Instansi

1.      Harus lebih ditingkatkan lagi kesadaran dalam melaksanakan kebersihan, agar lingkungan instansi akan terlihat nyaman ketika para pegawai, siswa, maupun masyarakat sedang di lingkungan instansi.

2.      Lebih ditingkatkan lagi bimbingan kepada peserta prakerin agar dapat mengerjakan tugas dengan cepat dan tepat.

            5.2.3    Saran untuk Siswa

a.       Pembekalan yang diberikan oleh sekolah harus diikuti dengan baik dan tertib sehingga memudahkan saat pelaksanaan PRAKERIN;

b.      Persiapan kemampuan maupun keterampilan sebaik mungkin sebelum masuk dunia kerja;

c.       Menjaga nama baik sekolah dan instansi serta mengerjakan mematuhi peraturan yang ada di instansi;

d.      Siswa/siswi PRAKERIN harus mengerjakan apa saja tugas yang diberikan oleh para pegawai instansi.